「ひとり人事」が抱えるのは、仕事の量だけではない

採用担当者が1人という企業は、調査対象の約3分の1

「ひとり人事」は、人事業務を実質的に一人で担っている状態を指す言葉です。

株式会社Cavitteが2024年11月に採用活動を実施する中小企業の経営者334名を対象に行ったインターネット調査によると、社内の採用担当者が「1人」である企業は34.7％に達しています。
さらに、「専任の採用担当者は不在」とする回答も14.7％を占めています。

これらの調査データは、中小企業における採用活動が、少人数あるいは兼務体制のもとで運用されている実態を示しています。

複数年度の採用と、細かな連絡が重なる

新卒採用は、応募受付から入社まで長く続きます。
今年度の選考や内定者フォローと、次年度の学生に向けた準備が重なると、予定に入れていた仕事が進みにくくなります。

マイナビが2026年6月に実施し、3,590社から回答を得た「2027年卒 企業新卒採用活動調査」でも、インターンシップ・仕事体験の問題点として「マンパワー不足」が33.3％に上っています。
新卒採用に関わる業務の中でも、人手の確保は課題になっています。

一人で担当している場合、連絡のたびに資料作成を中断したり、面接官の返答待ちで学生への案内が止まったりする点にも注意が必要です。
仕事の件数を減らすだけでなく、確認の往復や待ち時間を減らすことが、負担の軽減につながります。

優先順位は「採用への影響」と「対応の期限」で決める

採用計画には、担当者が使える時間も入れる

採用人数や予算だけで計画を立てると、実行する段階で無理が出やすくなります。
労務や総務などを兼任している場合は、採用に使える時間と、他の業務が忙しくなる時期も含めて考えたいところです。

計画は、次の順序で整理すると進めやすくなります。

1. 採用する職種・人数と、求める人物像を現場と確認する
2. 過去の応募数、説明会参加数、内定数、承諾数から必要な接点数を見積もる
3. 今年度の選考、内定者フォロー、次年度の準備を一つの予定表に並べる
4. 作業量が集中する時期を確認し、施策の絞り込みや社内外への依頼を決める

過去の実績がなければ、当初の見積もりを仮置きし、応募や選考の状況に合わせて更新します。
採用目標に対して対応時間が足りない場合は、その差を経営層と共有する材料にもなります。

学生を待たせている業務を先に確認する

日常業務における優先順位の策定にあたっては、「対応の遅延が学生側の次期アクションを停滞させる要因となるか否か」を重要な判断基準として設定することが合理的です。
面接日程の案内や合否連絡、承諾期限に関する相談などは、期限と影響を確認して先に対応したい業務です。

一方、採用ページの細かな装飾や、目的が曖昧なSNS投稿は、時期を調整できる場合があります。
すべてを同じ優先度で進める必要はありません。

業務の性質	業務の例	進め方の考え方
自社の判断が必要	求める人物像、評価基準、採用条件、合否の最終判断	担当者と現場・経営層で時間を確保する
学生の行動に直結する	問い合わせ回答、日程案内、結果通知	対応期限と不在時の担当を決める
手順を共通化できる	予約確認、定型案内、データ更新、集計	テンプレートやツール、外部委託を検討する
実施方法を見直せる	資料の装飾、重複した転記、目的が曖昧な発信	簡略化・統合・休止を検討する

同一の採用業務であっても、意思決定（判断）と定型実務（作業）は構造的に切り分けることが可能です。
具体例として、合否の採否判断自体は社内で執り行い、判定結果の送付・通知実務のみを外部委託する運用設計が挙げられます。

「重要業務であるため全工程を社内で完結させる」という固定観念は、本来外部委託が可能なノンコア作業まで自社で抱え込む構造的な要因となります。

採用手法は、応募後まで対応できる組み合わせにする

新しい媒体を増やす前に、離脱する場所を見る

母集団形成とは、自社の採用対象となる学生との接点をつくり、応募につなげる活動です。
応募が少ないと、新しい媒体やイベントを追加したくなりますが、先に確認したいのは、今いる学生がどの段階で離れているかです。

説明会の予約はあるのに参加されないなら、開催日時や参加案内、予約後の連絡に改善の余地があるかもしれません。
説明会には参加していても選考に進まないなら、仕事内容の伝え方や、選考への申し込み方法を確認します。

すでに接点を持った学生への対応が滞っている状態で募集だけを増やすと、連絡や調整の負担も増えます。
応募数が足りないのか、応募後の移行に課題があるのかを分けることで、取り組む施策を絞りやすくなります。

費用と一緒に、運用の手間を比べる

ひとり人事に向いている採用手法は、自社の知名度、募集職種、採用人数によって変わります。
掲載料や参加費に加え、運用にかかる時間まで比較すると、続けられる方法を選びやすくなります。

採用手法	検討しやすい状況	負担を抑える工夫と注意点
ナビサイト	幅広い学生に求人を届けたい	原稿更新や予約案内を定型化する。掲載後の対応時間も確保する
スカウト	会いたい学生の条件が明確	対象と配信枠を絞る。学生の検索、文面作成、返信対応の時間が必要
小規模マッチングイベント	対話を通じて仕事や社風を伝えたい	参加学生の属性を確認し、終了後の面談枠まで準備する
学校との連携	特定の学科や地域の学生と接点を持ちたい	求人票や仕事紹介資料を共通化する。関係づくりには継続対応が必要

たとえばスカウトは、対象を絞って接点をつくれる一方、配信しただけで完了する手法ではありません。
返信が来た後、説明会や面談につなげる時間まで見込んでおく必要があります。

新しい手法を導入する際は、担当者、週に使える時間、成果を確認する時期を先に決めておきます。
十分な運用時間を確保できない場合は、既存施策との入れ替えや、一部の運用委託も選択肢になります。

応募者対応と社内調整を、毎回やり直さない仕組みにする

案内文と管理場所をそろえる

応募受付、説明会案内、前日のリマインド、面接日程、結果通知など、繰り返し使う文面を用意しておくと、文章を一から考える時間を減らせます。
日時や会場だけでなく、変更方法、当日の連絡先、学生に依頼することも入れておくと、問い合わせの往復を減らしやすくなります。

ただし、不安や迷いが書かれた相談まで、定型文だけで返す必要はありません。
共通部分をテンプレートで補い、個別に答えるべき内容に時間を使う形が現実的です。

応募者の進捗、最終連絡日、次に行うこと、対応期限は、同じ管理表で確認できるようにします。
媒体が複数あり、転記や連絡漏れが増えている場合は、ATS（応募者情報や選考状況をまとめて管理する採用管理システム）の導入も検討できます。
導入前には、利用中の媒体との連携範囲や設定の手間を確認します。

面接官には、日時と役割を具体的に依頼する

面接のたびに空き時間を聞くより、現場と相談して面接に使える枠を先に確保しておくほうが、日程調整を進めやすくなります。
評価の提出期限と、確認する項目も共有しておくと、結果待ちによる停滞を減らせます。

社員への協力依頼も、「採用を手伝ってほしい」だけでは、相手が時間を見積もれません。
「説明会で担当業務を紹介してほしい」「内定者が不安に感じている研修について話してほしい」など、目的、役割、所要時間を伝えます。

内定者フォローでは、全員に同じイベントを増やすより、それぞれの不安を確認してから接点を選ぶ方法があります。
配属や仕事の相談は現場社員、条件に関する確認は人事というように、回答できる人につなぐことで、担当者がすべてを説明する負担も抑えられます。

RPOを使うなら、負担が集中する業務から

一部を任せて、学生と向き合う時間をつくる

RPO（採用代行）は、採用業務の一部または全体を外部に委託するサービスです。
対応範囲は会社や契約によって異なりますが、ナビサイトの運用、スカウト配信、応募受付、説明会の予約促進、面接調整、結果通知、内定者への案内などが委託の候補になります。

一度に広い範囲を任せる必要はありません。
日程調整が滞っているなら予約管理と連絡、スカウトを継続できないなら対象者の検索や配信など、負担が集中する部分から検討できます。

外部の担当者が継続して実務を担えば、社内の担当者は採用方針の検討や学生との面談に時間を使いやすくなります。
手順や履歴を共有することは、休暇や担当交代に備えることにもつながります。
ただし、成果は委託先だけで決まるものではなく、自社側の判断や情報提供も必要です。

委託前に、回答できる範囲と費用を確認する

RPOを導入しても、確認事項が毎回人事に戻ってくる状態では、負担が残ります。
委託先が回答できる質問、自社へ確認する質問、連絡の期限をあらかじめ整理しておきます。
学生とのやり取りを、担当者が確認できる状態にすることも欠かせません。

見積もりは、対象業務だけでなく、対応件数、繁忙期の追加費用、報告の頻度、立ち上げ時の準備まで確認します。
応募者情報の閲覧範囲や受け渡し方法、契約終了時のデータの扱いも、事前にすり合わせたい項目です。

費用を比較する際は、委託で減る作業時間に加え、委託先への説明や確認にかかる時間も含めます。
空いた時間を何に使うのかまで決めておくと、業務削減を採用改善につなげやすくなります。

改善後は、採用の進み方と作業時間を確認する

応募数だけで、効果を判断しない

施策の効果を見るときは、応募数に加え、説明会への参加率、面接への移行率、内定承諾率を確認します。
担当者の作業時間と、学生を待たせている日数も併せて見ると、次に直す場所を絞れます。

たとえば、説明会の予約は増えたのに参加が増えないなら、開催日時や案内方法を確認します。
面接から内定まで進んでいても承諾されないなら、仕事内容の伝え方や学生の不安への対応を見直します。

比較する対象と集計方法をそろえる

集計する際は、応募した時期や採用手法ごとに対象をそろえます。
選考途中の学生を含む数字と、選考が終了した学生の数字をそのまま比べると、改善したかどうかを判断しにくくなります。

参加率や承諾率の計算方法も統一し、少人数の場合は割合と実人数を併記します。
採用人数が少ない企業では、一人の動きで数値が大きく変わるため、辞退理由や面談で出た質問も合わせて振り返ると、次の対応を考えやすくなります。

【まとめ】
ひとり人事の新卒採用を見直す際、直近の一週間で時間を使った業務と、返答待ちになっている学生、たまっている業務を書き出してみて下さい。
そこから、案内の定型化、面接枠の確保、採用手法の絞り込み、外部への依頼のうち、今の負担に合う方法を選ぶヒントが見つかるかもしれません。

ジーズコンサルティングでは、媒体運用や応募者対応、面接調整、内定者フォローといった採用実務を包括的に支援しています。ひとり人事で業務負担にお困りでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。
アウトソーシングによって担当者が判断や対話に注力できる時間を確保することが、限られた体制でも持続可能な採用活動を維持する土台となります。

＜ 出典 ＞
・株式会社Cavitte
「中小企業の『採用活動』に関する調査」

・株式会社マイナビ
「マイナビ2027年卒 企業新卒採用活動調査」（調査結果）
「マイナビ2027年卒 企業新卒採用活動調査」（調査報告書）

・株式会社ジーズコンサルティング
「採用代行（RPO）」