人事の人手不足を解消するには？

1.なぜ人事の人手不足が深刻なのか？

人事部は、採用だけでなく労務・教育・制度運用・社員対応など、日常的に多くの業務を抱えています。採用強化のミッションが加わると、既存業務と採用業務の両立が難しくなることがよくあります。また、近年の採用活動は、以下のような点で負荷が増しています：

・応募者の対応スピードが採用成功率に直結する
・求職者との関係構築（スカウト、フォロー、カジュアル面談など）の手間が増加
・採用広報やSNS活用など、マーケティング的な発想も求められる
・複数の媒体、ATS（採用管理システム）、ツールの使いこなしが必要

こうした背景から、人事に求められる業務の幅と質が拡大しており、従来の人員体制ではカバーしきれなくなっているのです。

2.採用活動のどこに工数がかかっているのか？

人事が「忙しい」と感じる主なポイントは、以下のような採用プロセスに集中しています

・求人票の作成や掲載準備
・応募者とのメール・電話対応
・面接日程の調整
・候補者へのフォロー連絡
・応募者管理やレポート作成
・スカウト送信・SNS運用などの母集団形成施策

特に応募者対応やスカウト送信といったルーチンワークが、人事の稼働時間を大きく圧迫しています。これらを全て自社で行うのは、限られた人事体制の中では難しくなりつつあり、「外部の力をうまく使う」選択肢が現実的になってきています。

採用代行（RPO）とは？

1.採用代行の基本的な役割

近年、少子高齢化や人材の売り手市場化により、企業が必要とする人材を採用することが難しくなって主な業務内容には以下が含まれます：

・応募者へのメール・電話対応
・面接日程の調整
・採用管理システム（ATS）の運用補助
・ダイレクトリクルーティングでのスカウト送信
・採用広報文の作成
・応募者管理や歩留まり分析などのレポーティング

企業側は、採用業務の実務部分をアウトソースすることで、戦略立案や候補者との深いコミュニケーションに集中できるというメリットがあります。

2.採用代行を導入するメリット

採用代行の導入には、以下のようなメリットがあります
・人手不足の即時解消
業務の一部を外注することで、短期間で人的リソースの補完が可能になります。特に繁忙期（新卒採用のエントリー開始、内定出し前など）には非常に効果的です。

・採用ノウハウの活用
多くの採用代行会社は、複数の業界・職種での実績があります。自社だけでは得にくい市場動向や手法の知見を活用できることも魅力のひとつです。

・採用業務の可視化・標準化
プロの手が入ることで、業務フローの整理や効率化が進み、採用活動が「属人化」から脱却できます。

3.採用代行の活用パターン

企業の状況や採用方針に応じて、採用代行の活用方法にはさまざまなパターンがあります。

活用パターン	委託内容	活用企業の例
部分代行	スカウト送信や面接調整など、ピンポイント業務を依頼	社内に一定の採用チームがあるが、業務負荷が高い中堅企業
一括代行	採用計画から面接設定、内定フォローまでを一括で委託	採用専任者がいないスタートアップや、急成長中の企業
プロジェクト単位	新卒採用だけ、技術職採用だけなど、特定のプロジェクトを依頼	中途と新卒で体制が異なる企業や、スポット的に採用強化したい企業

採用代行を導入する際の注意点

1.丸投げではなく「パートナー」としての連携を

採用代行は、あくまで自社の採用活動を支援する存在です。成功のカギは、「丸投げ」するのではなく、人事が主導権を持ちつつ、パートナーとして役割分担することにあります。
定例ミーティングや、情報共有の仕組みを整えることで、効果的な協業が可能になります。

2.代行会社の選び方

採用代行会社にも、得意分野や支援範囲に違いがあります。以下のポイントを確認しながら選定しましょう。
・自社の業界・職種に対応した実績があるか
・担当者が変わらずに支援してくれる体制か
・レポートや分析など、改善提案まで含めて対応可能か
・料金体系が明確で、必要な分だけ依頼できるか

信頼できる会社を選ぶことで、人事部の右腕的存在としての価値を発揮してくれるはずです。

採用代行以外の人手不足解消の工夫

1.社内他部署との連携を強化する

採用活動は人事部だけで行うものではありません。現場社員や広報部門、経営層と役割を分担しながら進めることで、全体の負荷を分散できます。

たとえば
・スカウト候補の選定は現場マネージャーに協力してもらう
・社員インタビュー記事は広報と連携して作成
・カジュアル面談は若手社員が担当

このように、採用を「全社活動」として捉える意識づけが、人手不足の構造的な解決につながります。

2.採用業務のデジタル化・効率化を進める

採用管理システム（ATS）やスケジュール自動調整ツール、チャットボットなど、人事の負荷を軽減するツールも多く登場しています。

こうしたITツールをうまく活用することで、
・二重対応の防止
・手動作業の削減
・応募者対応のスピードアップ
といった効果が期待できます。

初期導入には少しハードルがあるかもしれませんが、中長期的には大きな業務改善につながるため、ぜひ検討したいポイントです。

まとめ ：「人手不足」をチャンスに変える採用活動を

人手不足は、確かに人事にとって大きな課題です。ただし、これは「やり方を見直すきっかけ」でもあります。今まで通りの方法に固執せず、外部リソースやテクノロジーを取り入れることで、より戦略的で魅力ある採用活動が可能になります。

採用代行を上手に活用すれば、業務負担を軽減しながらも、質の高い採用活動が実現できます。何より大切なのは、人事が「本当にやるべき仕事」に集中できる環境を整えることです。

人手不足に悩むすべての人事担当者の方が、少しでも前向きな一歩を踏み出せるよう、本記事が参考になれば幸いです。