応募者への「応募受付メール」

どんな時に使う？ 

学生がエントリーしてくれた後、応募を受け付けたことを伝えるメールです。企業としての信頼感にもつながるので、できるだけ早く送りましょう。 

■テンプレート例

件名：エントリーありがとうございます（〇〇株式会社）

本文： 
〇〇様 

このたびは、〇〇株式会社の新卒採用にエントリーいただき、誠にありがとうございます。 
ご応募内容を確認させていただきました。 
今後の選考については、追ってメールにてご案内させていただきます。 

何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。 
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 

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〇〇株式会社 人事部 採用担当 
E-mail: recruit@xxxx.co.jp 
TEL: 03-XXXX-XXXX 
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書類選考の結果通知（通過者向け）

どんな時に使う？ 

履歴書やエントリーシートの選考後、次のステップに進む方へ送るメールです。 

■テンプレート例

件名：【書類選考結果のご連絡】〇〇株式会社 採用選考について

本文：
〇〇様
こんにちは。〇〇株式会社 採用担当の〇〇です。

このたびは当社の新卒採用にご応募いただき、ありがとうございました。
書類選考の結果、次の選考ステップ（一次面接）へご案内させていただくことになりました。

以下のとおり、面接の詳細をご確認ください。

【面接日時】〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇
【面接形式】Zoomによるオンライン面接
【担当者】人事部 〇〇

ご都合が合わない場合は、候補日時をいくつかご返信いただければ幸いです。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

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〇〇株式会社 人事部 採用担当
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書類選考の結果通知（不合格者向け）

注意ポイント 

不合格通知はデリケートな内容なので、丁寧で誠実な表現を心がけましょう。 

■テンプレート例

件名：【選考結果のご連絡】〇〇株式会社 新卒採用について

本文：
〇〇様
こんにちは。〇〇株式会社 採用担当の〇〇です。
このたびは、当社の新卒採用にご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重に選考を進めさせていただいた結果、今回はご希望に添えない結果となりました。
お時間を割いてエントリーいただいたにも関わらず、このようなご連絡となり心苦しく思っております。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

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〇〇株式会社 人事部 採用担当
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面接の案内メール（日時・場所）

どんな時に使う？ 

一次面接や二次面接など、面接の具体的な日時・場所を伝えるメールです。 

■テンプレート例

〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社 採用担当の〇〇です。

このたびは、当社新卒採用の選考にご参加いただき、ありがとうございます。
以下のとおり、面接の詳細をご案内いたします。

【日時】〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇
【場所】〇〇株式会社 本社（東京都〇〇区〇〇1-2-3）
【持ち物】筆記用具、学生証

面接当日は、開始5分前を目安に受付までお越しください。
道に迷われた場合は、以下までご連絡ください。

ご確認のうえ、出席可否を〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。

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〇〇株式会社 人事部 採用担当
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面接結果通知（合格）

■テンプレート例

件名：【一次面接合格のご連絡】〇〇株式会社 新卒採用について

本文：
〇〇様
こんにちは。〇〇株式会社 採用担当の〇〇です。

先日は一次面接にご参加いただき、ありがとうございました。
選考の結果、〇〇様を次の選考ステップ（二次面接）へ進んでいただくことになりました。
次回の面接について、以下の通りご案内いたします。

【日時】〇月〇日（〇）〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇
【形式】オンライン／来社面接
【担当者】〇〇部〇〇課長

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

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〇〇株式会社 人事部 採用担当
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面接結果通知（不合格）

注意ポイント

学生にとっては大きな出来事なので、感謝の気持ちを丁寧に伝えることが大切です。

■テンプレート例

件名：【面接結果のご連絡】〇〇株式会社 新卒採用について

本文：
〇〇様

こんにちは。〇〇株式会社 採用担当の〇〇です。
このたびは当社の新卒採用面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。

選考の結果、今回はご期待に添えない結果となりました。
ご多忙の中、貴重なお時間をいただいたこと、心より感謝申し上げます。

〇〇様の今後のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

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〇〇株式会社 人事部 採用担当
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内定通知メール

注意ポイント

メールだけでなく、電話連絡や対面で伝える企業も多いですが、正式な通知はメールで残すことをおすすめします。 

■テンプレート例

件名：【内定のご連絡】〇〇株式会社 新卒採用について

本文：
〇〇様

こんにちは。〇〇株式会社 採用担当の〇〇です。
このたびの選考を通じて、〇〇様を当社の新卒採用として内定させていただくことになりました。
おめでとうございます！

詳細な条件や入社手続きについては、追ってご連絡差し上げますが、まずは内定のご連絡をさせていただきました。

ご不明な点がありましたら、お気軽にご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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〇〇株式会社 人事部 採用担当
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内定者へのフォローアップメール

どんな時に使う？

内定後から入社までの間のフォローアップはとても重要です。不安を和らげ、つながりを保つ役割があります。 

■テンプレート例

件名：【近況のご確認とご案内】〇〇株式会社 内定者の皆さまへ

本文：
〇〇様

こんにちは。〇〇株式会社 採用担当の〇〇です。
お元気でお過ごしでしょうか？

ご内定からしばらく経ちましたので、近況のご確認を兼ねてご連絡させていただきました。

【今後のご案内】
・内定者懇親会：〇月〇日 〇〇会場（詳細は別途ご案内）
・入社前研修：〇月〇日〜〇月〇日（オンライン予定）

ご不明な点や変更がある場合は、お早めにご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。

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〇〇株式会社 人事部 採用担当
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面テンプレートは「信頼」と「安心」の第一歩 
新卒採用は、企業と学生の最初の接点です。メール1通の印象が、企業のイメージを大きく左右することもあります。 
人事1年目で「正解がわからない…」と感じる場面もあるかもしれませんが、基本の文面を押さえて、丁寧に対応すれば大丈夫です。 
今回ご紹介したテンプレートは、どれも実務でよく使われるものばかり。必要に応じて少しカスタマイズして、自社に合った使い方をしてみてくださいね。