採用代行（RPO）とは？基本のキホン

採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）とは、企業の採用業務を外部の専門会社に一部または全部委託することを指します。

たとえば、以下のような業務を代行してもらえます。
・応募者対応（電話・メールなど）
・応募書類の仕分けやスクリーニング
・候補者との面接日程調整
・ダイレクトリクルーティング（スカウト）
・合否連絡・内定者フォロー　など

最近では、戦略的な採用企画の設計や、母集団形成の支援まで行うような高度なサービスも登場しています。

なぜ今、採用代行が注目されているの？

ここ数年で採用代行が急速に普及している背景には、いくつかの要因があります。

（ 1 ）採用業務の「工数」が年々増加している
従来のように求人広告を出すだけでは、求職者が集まりにくくなりました。
そのため、企業側も「攻めの採用」に転換し、ダイレクトリクルーティングやSNS活用など、多様な手法を駆使する必要があります。
その結果、一人の人事担当者が抱える業務量は大幅に増加し、本来注力すべき「戦略設計」や「現場との連携」に手が回らなくなっているケースが増えています。

（ 2 ）「応募者の質」を上げたい企業が増えている
近年は人数を確保するだけでなく、ミスマッチのない優秀な人材をどう獲得するかが重要視される傾向にあります。
そのため、「採用のプロ」に業務の一部を任せ、効率と質を両立させたいという企業が増えています。

採用代行を導入するメリットとは？

では、実際に採用代行を導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？　代表的なメリットを5つご紹介します。

1. 業務負荷の軽減で、コア業務に集中できる

特に中途採用では、応募者一人ひとりへの連絡や日程調整など、細かな事務作業が膨大になります。
採用代行を活用することによって、人事担当者は面接や社内調整などのコア業務に専念できます。

2. スピード感のある対応で、候補者を逃さない

採用市場は「スピード勝負」です。応募からのレスポンスが遅れたがために、他社に流れてしまうことも。そこで採用代行会社を利用し、専任の担当が就くことでスピード感を持った対応が叶います。結果的に候補者の離脱防止にもつながります。

3. 採用ノウハウを取り入れられる

採用代行会社は、多くの企業の採用を支援してきた実績があります。
そのため、最新のトレンドや効果的な施策についての知見を持っているケースが多く、自社にないノウハウを取り入れられるのは大きな利点です。

4. 客観的な目線で採用プロセスを見直せる

採用代行を利用すると、業務フローや選考プロセスについてもフィードバックをもらえることがあります。これにより、「我が社の当たり前」が、候補者から見てどう映っているのかを再認識するきっかけにもなります。

5. 一時的なリソース不足にも対応可能

繁忙期や短期集中で採用を行いたい時など、一時的な人手不足を補えるのも採用代行の魅力です。
「今期だけ」「この職種だけ」など、柔軟な使い方ができるため、現場の要望にも応えやすくなります。

採用代行の導入で失敗しやすいポイントとは？

一方で、採用代行の導入には注意すべき点もあります。実際に「うまくいかなかった」という声があるのも事実です。
ここでは、ありがちな失敗パターンをいくつかご紹介します。

（ 1 ）コミュニケーション不足によるミスマッチ
採用代行会社との間で、期待値のすり合わせが不十分なままスタートしてしまうと、業務の方向性に乖離が生じてしまいます。
とくに、企業文化や求める人物像など、数値化が難しい要素の共有が不足していると、採用の質に影響が出ることも。

（ 2 ）丸投げしてしまい、自社ノウハウが蓄積されない
すべてを代行に任せきりにすると、社内に採用ノウハウが残らず、依存体質になってしまう恐れがあります。
長期的に見て、自社の成長につなげるには、「伴走型」のパートナーとして活用する意識が大切です。

（ 3 ）採用代行会社の質にばらつきがある
採用代行を名乗る企業は増えていますが、サービスの品質には大きな差があります。
費用が安いからと選んだ結果、業務対応が雑だったり、候補者対応に問題が生じたりするケースもあるため、慎重な業者選定が不可欠です。

採用代行を選ぶときのチェックポイント

では、失敗を避けるためには、どのような点に気をつけて採用代行会社を選べばよいのでしょうか。
ここでは、選定時に確認したい5つのポイントをご紹介します。

1. 実績と専門領域を確認する

過去にどのような業界・職種の採用支援を行ってきたかを確認しましょう。
自社の採用ニーズにマッチする実績があるかどうかは、成功のカギとなります。

2. 対応範囲と柔軟性

応募者対応だけでなく、母集団形成から選考調整、内定者フォローまで、どこまでの業務を対応してくれるかを確認しましょう。
また、「この工程だけお願いしたい」といった柔軟な対応が可能かどうかも重要です。

3. 専任担当の有無

企業側の理解が深い専任担当者がつくかどうかは、業務の質に直結します。
頻繁に担当者が変わるような体制では、企業理解が浅く、成果につながりにくくなる可能性もあります。。

4. コミュニケーションの取りやすさ

初期打ち合わせの段階で、丁寧に話を聞いてくれるか、対応が迅速かなども大切な判断材料です。
採用はスピード感も重要なので、レスポンスの早さや相談しやすさは大きなポイントになります。

5. 料金体系の明確さ

月額固定、成果報酬、ハイブリッドなど、料金体系はさまざまです。
「追加費用がどこまで発生するのか」「成果報酬の定義は明確か」など、不明点をクリアにしておくことが信頼関係の第一歩です。

採用代行は「うまく付き合う」ことで効果を発揮する

採用代行は、ただ便利な外部リソースではなく、人事部の「パートナー」として活用することで最大の効果を発揮します。
「足りない部分を補ってもらう」「一緒に採用力を高めていく」というスタンスで臨むと、単なる外注とは違った価値が見えてくるはずです。

採用代行は、悩める人事の強い味方に
採用業務は多岐にわたり、専門性も問われる領域です。
だからこそ、すべてを一人や社内だけで抱え込まず、信頼できる外部パートナーと連携する選択肢を持つことは、これからの人事部には必要不可欠といえるでしょう。
採用代行の導入を検討する際には、ぜひ今回ご紹介したメリット・注意点・選び方のポイントを参考にしていただければ幸いです。